Règles basiques pour l’épistolarité académique

Dire bonjour, cela paraît évident…

…et comme tout ce qui va sans dire, ça va mieux en le disant. S’il est nécessaire de le repréciser, cette première phrase annonce une négation immédiate puisque tout le monde, étudiant ou non, n’a pas cette présence d’esprit.

A force de répéter les mêmes choses à plusieurs reprises, j’ai compilé quelques observations ici et les présente ici. Voici quelques erreurs relevées dans les différents messages, complétées de quelques exemples antérieurs, qui pourront servir de « liste des choses à ne pas faire » et surtout les choses à faire aux futurs étudiants passant par ici :

  • Pourquoi ce message ? les courriels ont l’immense avantage d’avoir une zone « objet », servez-vous en…efficacement. Dites simplement pourquoi vous écrivez en quelques mots clefs. Exit les longues phrases, les messages sans objets (risque de partir en spam) ou les titres trop générique (L1).
  • L’adresse mail : préférez une adresse simple et claire plutôt que des adresses ou fournisseurs d’accès fantaisistes. Avant même d’ouvrir le message, pensez-vous qu’on accorde plus de crédit à « kevinbogossdu80@kikoolol.fr » ou « kevin.durand@gmail.com » ? Au-delà de l’université, pour les demandes de stage ou d’emploi par la suite, autant faire les choses correctement dès le départ. Faute de partir avec un avantage, cela évite de partie pas avec un handicap.
  • Bonjour : comme indiqué plus haut, ça paraît évident. Pourtant, dans un tiers des cas, aucune accroche de ce type n’est présente au début du mail. Là aussi, évitez les « Salut » et autres formules familières.
  • Formule de politesse : Entre les salutations distinguées qu’on nous prie d’agréer et un « bisou » se situe le cordialement. C’est la formule Fort Boyard. Je l’utilise par défaut, pour les étudiants comme les professeurs.
  • Les fichiers joints : quel bonheur de recevoir un fichier nommé « McFly_Marty_L1_methodoexpe.doc ».  Pourtant, bien souvent, je reçois des fichiers « devoir.doc », « présentation.ppt » ou « mémoire.doc ». Ceci n’est évidemment pas l’idéal pour savoir qui envoie et le contenu. Lorsqu’on envoie un fichier à quelqu’un, le renommer pour que le destinataire sache directement de quoi il retourne est une bonne idée. Surtout pour des étudiants connaissant la théorie de l’esprit. A titre d’information, je dois recevoir environ 1500 fichiers devoir, présentation ou mémoire dans l’année. Un nom complet et un numéro de version sont un vrai plus.
  • Who’s who : si l’adresse mail n’est pas toujours claire, une signature est la bienvenue. Particulièrement lorsque les demandes sont aussi précises que « on m’a dit que vous seriez présent à la prochaine séance, est-ce vrai ? ». Si je n’avais qu’un seul cours dans l’année, je pourrais répondre.
  • Excusez-moi de vous déranger : trop de politesse tue la politesse. Je consulte ma messagerie volontairement, donc inutile de vous excuser. Allez droit au but. Ce n’est pas nouveau, Coluche en faisait un sketch il y a plus de 30 ans.
  • Soyez précis dans les demandes de rendez-vous : si vous avez besoin de rencontrer quelqu’un, donnez vos créneaux de disponibilité (au pluriel), de façon précise et en évitant les négations. Par exemple « je suis disponible lundi de 16h à 18h, mercredi de 12h à 16h et vendredi de 9h à 18h » plutôt que « je peux tout le temps sauf lundi, mardi après 12h, mercredi avant 16h, vendredi de 11h à 15h et de 16h30 à 18h, et peut-être jeudi après-midi, sauf si je ne suis pas disponible mardi après-midi ».
  • Relisez vous : comme tout le monde, il m’arrive de faire des fautes à l’occasion. Mais comme la plupart de la population, je ne suis ni aveugle ni daltonien. Aussi il m’est possible de détecter lorsqu’un mot est souligné dans mon traitement de texte. Word, Libre office & Co ne sont pas parfaits, mais permettent de supprimer pas mal de choses.

Donc si vous envoyez un message avec une adresse qui ne permet pas de vous identifier, un nom de fichier sans information, et un message qui ne contient ni bonjour, ni aucun contenu et encore moins d’objet, ne soyez pas particulièrement étonné.e.s de ne recevoir aucune réponse.

 

Pour aller plus loin, cliquez sur ce lien pour accéder à un tableau créé par le Dr Yana Weinstein recensant les choses à faire et à ne pas faire (en anglais).

Si vous trouvez d’autres choses, n’hésitez pas à l’ajouter en commentaire, le billet sera mis à jour.

 

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